達哉ん流 私的イベント計画のたてかた

友人たちと何か遊びに行く時、私は呼びかけ役、計画立案者になることが多いようです。そのためか、どのように立てればよいか聞かれることもあります。ですので、備忘録的に、計画(私的なイベントに限る)を立てる上でのコツを書いておきたいと思い、この記事を書くことにしました。

1.集合時刻は最低でも15分、出来れば60分ぐらいの余裕を持つべし
早く来てもらう分には大いに結構なのですが、遅刻されると計画に狂いが生じます。ですが、遅刻というのは非常に多くの原因で起こりうるものですので、遅刻は当然と考えておいたほうが正解です。私の体感ですが、遅刻が生じない確率は概ね人数の2乗に反比例します。4人以上集まる場合は、最低でも15分は余裕を見ておかないと計画が狂います。出来れば1時間ぐらい、時間通りなら喫茶店に入って話が出来るぐらいの余裕をもっておいたほうがいいと思います。
なお、集まる人によって余裕を変動するのはいい案ですが、それでも最低15分は余裕を見ておいたほうがいいです。不可抗力による遅刻(電車の遅延、車の渋滞etc)は勿論、道に迷ったりトイレに行ったりすることがあると、ギリギリは怖いからです。たとえ全員10分前行動が基本という理想的な集団であっても、15分は余裕をもっておくほうがいいです。なお、遅刻魔ばかりの集団の場合は60分でも厳しい場合がありますので、その場合は90分ぐらい余裕があってもいいかも知れません。

2.集合時刻は明確・厳密に連絡
普段立てていて感じたことです。基本的に、時間は明確に言わないと危ないです。○時頃といってしまった場合、○時台のつもりで準備したほうがいいでしょう。というのは、○時頃は結構幅が激しく、人によっては30分前後OKといいますし、5分程度という人もいるためです。

3.返事はこないものと思うこと
手紙は勿論、メールも返事はまずないと思ったほうがいいです。どうしても返事が欲しいなら電話が一番高確率でしょう。または、チャットも悪くありません。メールは気軽なのですが、気軽な分、忙しい時に見てそのまま忘れてしまうということが多いです。なので、出欠の返事を含め、連絡の返事はまずこないと思っておくほうが気軽に立てられます。手紙での連絡なら10通に1通、メールなら5通に1通ぐらい、希望する日までに返ってくると思うと気が楽です(し、実際それぐらいしか返ってきません。少なくとも私の場合は。)

4.催促メールは同文面で
メールがこないなら催促を、となるのですが、この時決して「早く返事ください」という内容で送ってはいけません。責められている気がして嫌な気持ちになってしまうため、返事が遅くなるからです。「早く返事ください」というのは「返事来るなんて期待していません」と等価だと思っておくほうがいいと思います。
これを避けるために、催促メールは同文面で送ります。色々な理由でメールが届いていないこともありますし、誤って消してしまって返信が遅れない場合もありますので、それを心配しての再メール、ということです。こっちのほうがまだ好意的に取られて、多少はメールの返信が多くなります。とはいえ、基本的に返信は期待しない方が安全です。

5.意見調査はしないこと
自分が組むときに意見調査をすることがありますが、基本的に時刻と場所と予算以外は意見調査をしないほうが懸命です。意見調査をした場合、相反する意見に悩まされるか、結局みんな「どうでもいい」で終わるかのどちらかになることが極めて多いです。意見調査のおかげで計画を立てるのが捗るというのは相当ラッキーだと思っておくほうがいいです。
これらを避けるため、意見調査はせずに、多少文句言われることを承知で、独断で決めたほうが計画は楽です。ゆっくり考える時間があるなら別として、基本的に意見調査はやらない方向のほうが楽になります。

6.メインイベントは時間無制限で
メインイベントは前に書いた集合時刻の余裕を含めても大丈夫なように、時間無制限か、あるいは少し短めに設定しておきます。万が一時刻通りに進行した場合に、メインイベントの時間を長くすることで対処できるからです。

7.準備はできるだけテキトーに
前もって計画を立てる役だと、準備にも力が入りがちですが、テキトーにしたほうが懸命です。地図、クーポン、行程表でも多いぐらいだと思っておくほうがいいです。自分が「しっかり準備した！」と思える計画は、ほとんど(体感だと80％ぐらい)ポシャります。計画の一部に狂いが生じるぐらいならまだマシで、基本的には計画が一切無駄になります。
テキトーにしたほうが、ポシャったときのショックも少ないので、計画をたてるのに力を入れてはいけません。

8.できるだけ事前(直前)には連絡を
立てた計画は大抵忘れられますので、直前には確認の連絡を入れておくほうがいいでしょう。なお、確認の連絡に返事を期待してはいけませんし、また、確認の連絡を入れたからと言って当日の計画に狂いが生じないというわけでもありません。ドタキャン率が少々下がる程度の効果しかありませんが、それでも入れないよりはましです。

9.人に任せないこと
計画の責任者を請け負った場合、絶対に人に任せてはいけません。計画を立てる仕事は並列化不能です。無理に分けると、計画の調整が余計に大変になります。どんなにしんどくとも、一人で立てるほうが無難です。

10.交通機関などは常に代替を考えること
いつハプニングが起こるかわかりませんので、基本的に代替手段を考えておくほうが安全です。代替手段も、出来れば通知しておくほうがいいです。わかった段階で連絡しても、手遅れになるまで通じないことが多いです。

まとめ
色々書きましたが、計画は基本的に次のようにたてるのがいいと思います。
・常に最悪の場合を想定して立てる
・人を信用しない
・力を入れすぎない

書いた感じ、すごくネガティブに見えるかも知れませんが、経験則として、この3つを守るだけで計画を立てて実行するのがとても楽になります。少なくとも、今までの私の経験からは、このまとめに書いた通りにやれば、大抵楽にできます。
遊びの計画を立てようという方、幹事をやろうという方、是非参考にしてください。